El certificado registro mercantil es la prueba que garantiza la existencia legal de una compañía. Entre los datos presentados para su constitución se encuentran la matrícula comercial y el acta de formación de la entidad. Posteriormente, se suelen hacer actualizaciones, incluyendo los libros contables, las sucesiones y los embargos, etc. Además, se podría modificar la información por un cambio de administrador, de domicilio, por ampliación del capital o del objeto social y por otros motivos.
Funciones del Registro Mercantil
Legalizar los libros contables de las compañías: para esto se deja constancia en la primera hoja de la identificación del empresario, contenido, cantidad de ejemplares, etc. A continuación, se sellan todas las páginas siguiendo un procedimiento que certifique la autenticidad del trámite.
Valorar, a través de peritos independientes, las aportaciones no monetarias a las compañías, como la cesión de bienes inmuebles.
Nombrar auditores en aquellos casos en los que sea necesario, como cuando se da una división o una fusión con otra firma.
Custodiar las cuentas anuales depositadas por las sociedades, a quienes se les exige entregarlas durante el primer semestre del próximo ejercicio.
Certificar los contratos y actos registrados. Entre estos se incluyen los arrendamientos, las ventas, las compras, la recepción de bienes ajenos, los testamentos y las otorgaciones.
Obligaciones de los administradores
Ciertamente las formas bajo las cuales este cargo puede ejercerse están caracterizadas por las condiciones que limitan las actividades de quienes ocupen dichos cargos. Sin embargo, las funciones son básicamente las mismas.En virtud de lo anterior, deben representar a la empresa en los asuntos de carácter legal, mediante su firma; asimismo, son el rostro visible de esta y, en consecuencia, presiden reuniones y se encargan de las relaciones con los abogados de otras compañías, inversores, entre otros.Igualmente, tienen la obligación de supervisar las actividades que se han planificado con la finalidad de asegurarse de que todo marche correctamente, realizando las correcciones requeridas cuando sean idóneas.Así mismo, forma parte de sus funciones la toma de decisiones que determinan el futuro de la empresa y de quienes la componen, teniendo en su poder la facultad de fijar aumentos salariales, ascensos o realizar las transacciones comerciales.
En vista de dichas responsabilidades es fundamental que la selección de quienes ocupen estos puestos se haga cuidadosamente, procurando elegir a los más aptos y recordando que la validez de su nombramiento depende de la obtención del certificado emitido por el Registro Mercantil que los acredita como administradores y del cumplimiento apropiado de los procedimientos establecidos para ello.